Cuando una organización decide que es hora de comprar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), debe haber varias personas involucradas en el proceso de compra. Estas partes interesadas tienen múltiples funciones, y su aporte puede afectar cuánto beneficia el CMMS a la organización. Tener un equipo fuerte y variado proporcionará el mayor apoyo posible durante el proceso de implementación. Repasaremos quiénes son las partes interesadas más comunes y cuáles son sus roles y preocupaciones en el proceso de compra.

Antes de analizar quiénes son estos interesados, definamos qué es un interesado. Una parte interesada es una persona, grupo u organización que se ve afectada por el resultado de un proyecto.

CMMS interesados ​​en el proceso de compra

Hay una serie de partes interesadas que deberían participar en el proceso de adquisición de CMMS. Estas personas tendrán diferentes niveles de interés, influencia y participación, pero algunas, si no todas las partes interesadas, deben considerarse en la decisión. Cada una de estas personas o grupos se beneficiará del CMMS de alguna manera. Cada parte interesada generalmente pregunta: «¿Qué hay para mí?»

Gerentes de mantenimiento

El gerente de mantenimiento es un usuario del sistema; en algunos casos, es tan importante  como los técnicos. (En organizaciones más grandes, este grupo también puede incluir un planificador de mantenimiento. El planificador crea planes de mantenimiento y el gerente de mantenimiento los lleva a cabo). El gerente de mantenimiento quiere un CMMS para aumentar el «tiempo de llave» de su equipo, lo que les permite hacer más cosas en lugar de que pasar mucho tiempo frente a una computadora. Quiere saber si se ocupara de las necesidades del equipo y cuál es la curva de aprendizaje, o qué tan fácil es de usar. Un buen CMMS debería facilitar el trabajo del gerente de mantenimiento.

Los más interesados en adquirir  un nuevo CMMS son aquellos que usan más el sistema, los técnicos de mantenimiento . Estas son las personas que utilizarán el CMMS todos los días para completar y registrar su trabajo. La función más importante que un CMMS puede realizar para los técnicos de mantenimiento es proporcionar la información necesaria para ejecutar eficientemente las tareas de mantenimiento. Este grupo puede ser el más difícil de abordar cuando se trata de usar el software. Quieren saber si será fácil o frustrante de usar. Están buscando algo que no consuma mucho tiempo y les facilite su trabajo. Los técnicos querrán saber que un CMMS garantizará flujos de trabajo más eficientes y menos apuntes cuando las cosas salgan mal.

Dirigente de alto rango

Los gerentes superiores deben participar en el proceso de compra: estas personas pueden incluir al vicepresidente de finanzas, vicepresidente de operaciones y otros tipos de gerentes superiores, dependiendo de la organización. Tienen un papel importante en el proceso de compra de CMMS. A menudo son los que aprobarán la compra. También deben asegurarse de que todos los objetivos estén definidos, la programación y los cambios de alcance según sea necesario. Los altos directivos deben defender el proyecto para la organización y comprometerse a proporcionar recursos para el proyecto. La alta gerencia es la más interesada en el rol del sistema CMMS . Los gerentes de otros sistemas quieren asegurarse de que sea compatible con el otro software de la organización, como las compras.

Gerentes de instalaciones, operaciones y plantas

Los gerentes de instalaciones, operaciones y planta contribuyen a la implementación de CMMS mediante el diseño de procesos y medidas de desempeño. También comparten los procedimientos de programación y la asignación de personal para proyectos. Están involucrados en el proceso de compra del CMMS periféricamente, pero no tienen un gran interés en la selección del CMMS. Las instalaciones deben mantenerse además de las máquinas y el programa de mantenimiento afecta los recursos disponibles.

Contabilidad y Adquisiciones

El departamento de contabilidad está interesado en saber si un CMMS puede ayudar a rastrear esta información de manera más eficiente. Adquisiciones querrá saber cómo se integrará el CMMS con los procesos de compra y el software.

Controlador

El controlador de costos en un entorno de fabricación mide el rendimiento real frente a los costos objetivos, determinando si algún objetivo se está logrando o no. La persona en este rol quiere saber los efectos positivos y negativos de un CMMS en los costos. También está interesado en el potencial que traerá el sistema y si el CMMS puede ayudar a reducir los costos de producción al mejorar el tiempo de actividad de los activos.

Qué esperar de una demostración de software CMMS

Cuando una organización decide comprar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), una demostración del software es clave para entender su funcionamiento y evaluar cómo se adapta a las necesidades de la empresa. Durante la demo, se puede:

• Ver el CMMS en acción y familiarizarse con la interfaz.

• Explorar cómo se gestionan órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo y registros de activos.

• Preguntar sobre la personalización, integraciones y facilidad de uso.

• Evaluar si el software satisface las necesidades de técnicos, gerentes de mantenimiento y altos directivos.

Una demostración bien realizada permite identificar si el CMMS realmente facilitará el trabajo diario, mejorará la productividad y optimizará los procesos de mantenimiento.

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Cómo Elegir el Mejor Software de Mantenimiento para tu Empresa

La selección de un CMMS adecuado requiere involucrar a todas las partes interesadas dentro de la organización, incluyendo:

• Gerentes de mantenimiento: buscan un sistema que simplifique su trabajo y optimice la productividad de su equipo.

• Técnicos de mantenimiento: necesitan un CMMS fácil de usar, que facilite sus tareas diarias y reduzca tiempos de registro y papeleo.

• Alta dirección: aprueba la compra y se asegura de que el CMMS cumpla con los objetivos estratégicos y presupuestarios.

• Gerentes de instalaciones, operaciones y planta: aportan conocimiento sobre procesos y asignación de personal.

• Contabilidad y adquisiciones: evalúan integración con procesos financieros y de compras.

• Controlador de costos: analiza el impacto del CMMS en la reducción de costos y mejora de la eficiencia operativa.

Un software como EasyMaint cubre las necesidades de cada grupo de interesados, asegurando facilidad de uso, integración con otros sistemas y soporte completo desde la implementación hasta la operación diaria. Solicitar una demostración permite experimentar de primera mano cómo cada parte interesada se beneficia del sistema.

EasyMaint  comprende las necesidades de todos los interesados, desde los técnicos de mantenimiento hasta la gerencia ejecutiva. El equipo de mantenimiento de EasyMaint está listo para responder preguntas para así aclarar las necesidades de cada parte interesada. Solicite una demostración para obtener más información sobre la facilidad de uso de EasyMaint.